Documento, registro y archivo — Test de Cuerpo General Auxiliar de la Administración del Estado

Esta sección revela las respuestas correctas. Te recomendamos hacer el test antes de consultarla.

• Según la Ley 39/2015, de 1 de octubre, ¿qué se entiende por documento administrativo?

  Respuesta correcta: Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los electrónicos, que reúnan los requisitos establecidos en la Ley.

  El Art. 4.f) de la Ley 39/2015 define documento administrativo como toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los electrónicos, que reúnan los requisitos establecidos en la Ley.

• ¿Cuál de las siguientes NO es una clase de archivo según la normativa española de archivos?

  Respuesta correcta: Archivo notarial.

  Según la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, y la normativa archivística, las clases principales de archivos son: de gestión, central, intermedio e histórico. 'Archivo notarial' no es una categoría general, sino un tipo específico de archivo por institución.

• Según la Ley 39/2015, el registro de entrada y salida de documentos debe cumplir con la función de:

  Respuesta correcta: Documentar la fecha de presentación o salida de los documentos, dando constancia de su recepción o envío.

  El Art. 16.4 de la Ley 39/2015 establece que el registro tiene por función documentar la fecha de presentación o salida de los documentos, dando constancia de su recepción o envío.

• ¿En qué principio fundamental se basa la organización de los archivos para mantener la estructura y relaciones originales de los documentos?

  Respuesta correcta: Principio de procedencia (o respeto de fondos).

  El principio de procedencia o respeto de los fondos, reconocido en la normativa archivística española (como en la Ley 16/1985), establece que los documentos de una institución no deben mezclarse con los de otra, manteniendo su estructura y relaciones originales.

• De acuerdo con la Ley 39/2015, ¿cuál es el plazo máximo para que un documento presentado en el registro sea distribuido al órgano competente?

  Respuesta correcta: 24 horas.

  El Art. 16.3 de la Ley 39/2015 establece que la distribución de los documentos recibidos en el registro a las unidades correspondientes se realizará en el plazo máximo de veinticuatro horas desde su presentación.

• Según la Ley 39/2015, ¿qué debe contener todo documento administrativo para ser válido?

  Respuesta correcta: Fecha, firma del órgano emisor y contenido.

  El Art. 26.1 de la Ley 39/2015 señala que todo documento administrativo debe cumplir, entre otros, los requisitos de fecha, firma del órgano emisor y contenido. Los otros elementos pueden ser necesarios en casos específicos, pero no son universales.

• ¿Qué tipo de archivo tiene como función principal la conservación y difusión de documentos de valor histórico?

  Respuesta correcta: Archivo histórico.

  Según la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español, los archivos históricos conservan documentos con valor histórico, cultural o informativo permanente, destinados a la consulta y difusión.

• ¿Cuál es el criterio de ordenación documental más habitual para la organización de expedientes dentro de una serie?

  Respuesta correcta: Numérico correlativo o cronológico.

  Los criterios de ordenación más comunes en archivos son el numérico correlativo (por número de expediente) o el cronológico (por fecha del documento). Así se establece en manuales de procedimiento y normativa archivística.

• Según la Ley 39/2015, ¿qué valor tienen las copias auténticas de documentos administrativos?

  Respuesta correcta: Tienen el mismo valor y eficacia que el documento original.

  El Art. 27.2 de la Ley 39/2015 establece que las copias auténticas, realizadas por la Administración, tendrán el mismo valor y eficacia que el documento original.

• En el registro de entrada, ¿qué dato debe figurar obligatoriamente en el asiento de registro?

  Respuesta correcta: El número de registro, fecha, remitente, destinatario y breve descripción.

  El Art. 16.4 de la Ley 39/2015 indica que el asiento de registro debe contener, al menos, el número, la fecha de entrada o salida, el remitente, el destinatario, un breve extracto del contenido y, en su caso, el órgano al que se dirige.

• ¿Qué principio garantiza que los ciudadanos pueden acceder a los documentos administrativos, con las excepciones legalmente previstas?

  Respuesta correcta: Principio de transparencia.

  El Art. 13 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, establece el derecho de acceso a la información pública, que incluye documentos administrativos, con ciertas excepciones.

• ¿Cuál de los siguientes es un documento administrativo electrónico según la Ley 39/2015?

  Respuesta correcta: Un documento que reúna los requisitos establecidos en la Ley y esté firmado electrónicamente.

  El Art. 28 de la Ley 39/2015 define los documentos electrónicos y establece que deberán estar firmados electrónicamente de conformidad con lo previsto en la Ley, para ser considerados válidos.

• Según la normativa, ¿qué función NO es propia de un archivo de gestión?

  Respuesta correcta: Conservar documentos con valor histórico permanente.

  Los archivos de gestión (o de oficina) custodian documentos en fase activa o semiactiva, para apoyo administrativo. La conservación permanente de documentos históricos corresponde a los archivos históricos, según la Ley 16/1985.

• ¿Qué artículo de la Ley 39/2015 regula el uso de las lenguas oficiales en los documentos administrativos?

  Respuesta correcta: Artículo 15.

  El Art. 15 de la Ley 39/2015 establece el derecho de los ciudadanos a relacionarse con la Administración en la lengua oficial que elijan, y regula el uso de las lenguas oficiales en los documentos administrativos.

• ¿Cuál es el destino final de los documentos que han agotado su valor administrativo y no tienen valor histórico?

  Respuesta correcta: Eliminación, previa autorización.

  Según la normativa de archivos (como la Ley 16/1985 y reglamentos), los documentos que no tienen valor administrativo, legal ni histórico pueden ser eliminados, previa autorización de la comisión de valoración correspondiente.

• ¿Qué se entiende por 'expediente administrativo' según la Ley 39/2015?

  Respuesta correcta: El conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a una resolución administrativa.

  El Art. 31.1 de la Ley 39/2015 define el expediente administrativo como el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.

• Según la Ley 39/2015, ¿qué órgano es competente para autorizar la eliminación de documentos administrativos?

  Respuesta correcta: La Comisión de Valoración de Documentos Administrativos.

  El Art. 18.1 de la Ley 39/2015 establece que la eliminación de documentos administrativos solo podrá realizarse previa autorización de la Comisión de Valoración de Documentos Administrativos correspondiente.

• ¿Qué criterio de ordenación se utiliza comúnmente para organizar documentos personales (como historiales) dentro de un archivo?

  Respuesta correcta: Alfabético por apellidos.

  En archivos, los documentos personales (expedientes de personal, historiales) suelen ordenarse alfabéticamente por apellidos para facilitar la recuperación, según criterios archivísticos comunes.

• ¿Qué artículo de la Ley 39/2015 regula el acceso a los documentos administrativos?

  Respuesta correcta: Artículo 13.

  El Art. 13 de la Ley 39/2015 regula el derecho de acceso a los documentos administrativos, estableciendo sus límites y procedimiento.

• ¿Qué se considera 'copia auténtica' según la Ley 39/2015?

  Respuesta correcta: La reproducción del documento original que garantice su identidad e integridad, realizada por la Administración.

  El Art. 27.2 de la Ley 39/2015 define copia auténtica como la reproducción del documento original que garantice su identidad e integridad, realizada por la Administración, con el mismo valor y eficacia que el original.

• ¿Qué principio archivístico impide la mezcla de documentos de distintos fondos?

  Respuesta correcta: Principio de procedencia.

  El principio de procedencia (o respeto de fondos) establece que los documentos de una institución no deben mezclarse con los de otra, manteniendo su identidad y estructura. Es un principio fundamental en archivística.

• Según la Ley 39/2015, ¿qué debe hacer la Administración cuando recibe un documento dirigido a un órgano distinto?

  Respuesta correcta: Admitirlo y remitirlo de oficio al órgano competente, dando cuenta al interesado.

  El Art. 16.2 de la Ley 39/2015 establece que cuando un documento se presente en un registro que no corresponda al órgano competente, se admitirá y se remitirá de oficio al competente, dando cuenta al interesado.

• ¿Qué tipo de archivo actúa como intermediario entre el archivo de gestión y el histórico?

  Respuesta correcta: Archivo intermedio.

  El archivo intermedio custodia documentos semiactivos que ya no son de uso frecuente pero aún no pueden ser transferidos al histórico, según el ciclo vital de los documentos.

• ¿Qué requisito debe cumplir un documento electrónico para ser equivalente al documento en papel?

  Respuesta correcta: Garantizar su autenticidad, integridad y conservación.

  El Art. 28.1 de la Ley 39/2015 establece que los documentos electrónicos serán equivalentes a los documentos en papel si garantizan su autenticidad, integridad y conservación, y si cumplen los requisitos de la Ley.

• ¿Qué función tiene el archivo central en la organización administrativa?

  Respuesta correcta: Recoger documentos semiactivos de varias unidades y facilitar su consulta.

  El archivo central recibe transferencias de documentos semiactivos o inactivos de las unidades productoras (archivos de gestión), los organiza y facilita su consulta hasta su valoración definitiva.

• Según la Ley 39/2015, ¿qué información debe figurar en el sello de registro?

  Respuesta correcta: Número de registro, órgano, fecha y hora.

  El Art. 16.4 de la Ley 39/2015 indica que en el sello de registro deberá constar, al menos, el número de registro, el órgano o unidad administrativa, y la fecha y hora de presentación.

• ¿Qué se entiende por 'transferencia documental'?

  Respuesta correcta: El envío de documentos entre archivos de una misma Administración, según su ciclo vital.

  La transferencia documental es el traslado de documentos desde un archivo a otro (ej., de gestión a central) dentro de la misma Administración, conforme a su ciclo vital y normas de valoración.

• ¿Qué artículo de la Ley 39/2015 regula la formación y custodia de los expedientes?

  Respuesta correcta: Artículo 31.

  El Art. 31 de la Ley 39/2015 regula la formación de los expedientes, su contenido, custodia y conservación.

• ¿Cuál de estas es una función del archivo según la normativa archivística?

  Respuesta correcta: Organizar, conservar y servir documentos.

  Las funciones básicas del archivo, según la normativa (como la Ley 16/1985 y manuales), son recoger, organizar, conservar y servir los documentos para su uso administrativo y cultural.

• ¿Qué se considera 'documento original' según la Ley 39/2015?

  Respuesta correcta: El primer ejemplar emitido por el órgano administrativo.

  El Art. 27.1 de la Ley 39/2015 define como original el primer ejemplar emitido por el órgano administrativo, que puede ser en soporte papel o electrónico.

• ¿Qué norma regula específicamente el Patrimonio Histórico Español, incluyendo los archivos?

  Respuesta correcta: Ley 16/1985.

  La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, regula los archivos, bibliotecas y museos de titularidad estatal, estableciendo su régimen de protección y conservación.